#3/4 Designphase
Denken Sie an Ihr Team! In dieser vierteiligen Serie zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Entwicklung eines Corporate Newsrooms beachten sollten. Teil 3 zeigt Ihnen, wie Sie die Designphase gestalten können.
In der Vorbereitungsphase haben Sie eine umfangreiche Analyse des Status Quo erstellt. Nun folgt die Arbeit am Zielbild. Wir empfehlen Ihnen dazu, sich an unserem Newsroom-Modell zu orientieren. Dieses besteht aus vier Ebenen: Strategieteam, Themenmanagement, Medienmanagement und CvD-Team. Daneben sind weitere Rollen denkbar, etwa für Monitoring, Datenanalyse oder Produktion (also Video, Foto oder Podcast).
Quelle: Christoph Moss 2016, Themenorientierte Steuerung: Der Newsroom in der Unternehmenskommunikation, S. 41.
Spätestens wenn Sie das Zielbild erstellen, müssen Sie Ihr Team in den Prozess einbeziehen. Nur so können Sie Skepsis und Sorgen frühzeitig entgegentreten. Vergessen Sie nicht: Die angestrebten organisatorischen und räumlichen Änderungen sind von fundamentaler Natur. Betroffen sind Ihre Aufbauorganisation und sämtliche Prozesse. Es ändert sich faktisch alles, also auch die konkreten Stellenbeschreibungen. Spätestens jetzt also müssen Sie Geschäftsführung, Personalabteilung und – falls vorhanden – Ihren Betriebsrat informieren.
Wichtig ist es in dieser Phase, gemeinsam mit den Mitarbeitenden möglichst viele Kernprozesse zu simulieren. Unterschätzen Sie dabei nicht die Sorge vor Überbürokratisierung und zeitraubenden Abstimmungen. Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, dass die Akzeptanz schnell steigen kann, wenn einige Voraussetzungen gelten. So sollten die Mitarbeitenden in dieser Phase erkennen, dass der Newsroom auch mit vermeintlichen Ausnahmesituationen umgehen kann:
- Krise
- Projekte
- aktuelle Großereignisse
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
Ebenso ist es wichtig, nun ein Konferenzsystem zu erarbeiten. Dieses sollten Sie in Workshops üben und trainieren. Daneben müssen Sie in dieser Phase technische Fragen klären. Und nicht vergessen: Der Newsroom denkt in Themen. Sie brauchen also einen funktionierenden Themenplan.
Dabei müssen Sie auch mögliche architektonische Änderungen berücksichtigen. Wenn Sie die Newsroom-Idee konsequent umsetzen, führen Sie ehemals separate Abteilungen, Büros, Einheiten und Mitarbeiter zusammen. Im Vordergrund stehen dabei Maßnahmen zur ästhetischen Raumgestaltung und zur Akustik wie etwa schallschluckende Bauteile, Teppiche, Segel oder Schreibtischelemente. Solche Eingriffe kosten oft sehr viel Zeit. Sie sollten also spätestens jetzt die Geschäftsführung in Ihrem Haus informieren.
Nun können Sie zur letzten Phase übergehen, der Implementierungsphase.
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#4/4 Implementierungsphase: Die Wahrheit liegt auf dem Platz!